Dopo aver impostato le strategie e aver messo appunto un’efficiente pianificazione del lavoro, il compito primario dell’imprenditore è quello di fare in modo che questi piani siano messi in atto, oppure, se le condizioni lo richiedono, che vengano modificati. Questa è la funzione del controllo di gestione. E dal momento che la gestione comporta il dirigere le attività di altri, una parte importante della funzione di controllo sta nell’assicurarsi che gli altri facciano ciò che deve essere fatto.
La letteratura manageriale è piena di consigli su come ottenere un migliore controllo di gestione. Ma ciò che serve è una prospettiva più ampia su come gestire una funzione di controllo: questo articolo affronta una tale prospettiva. La prima parte riassume il problema del controllo in generale, discutendo le ragioni di fondo per l’implementazione dei controlli e descrivendo ciò che realisticamente può essere raggiunto. Nella seconda parte, vengono identificati i vari tipi di controllo disponibili. L’ultima parte, infine, discute quale sia la scelta appropriata e come questa debba essere diversa a seconda dei contesti che richiedono l’applicazione del controllo di gestione.
Perché il controllo di gestione è necessario?
Se tutto il personale facesse sempre ciò che è utile per l’organizzazione, il controllo di gestionenon sarebbe necessario. Ma, ovviamente, le persone a volte non sono in grado di agire nell’interesse dell’organizzazione, perciò devono essere attuati tutta una serie di controlli per evitare comportamenti indesiderati e per incoraggiarne di migliori.
Una classificazione importante di problemi contro cui il controllo di gestione agisce la possiamo definire dei limiti personali. Molti individui, spesso, non comprendono appieno quello che ci si aspetta da loro, né come possano meglio svolgere il proprio lavoro, in quanto potrebbero mancare alcune necessarie abilità, addestramento o informazioni. Inoltre, gli esseri umani hanno un certo numero di pregiudizi percettivi e cognitivi innati, come ad esempio l’incapacità di elaborare le nuove informazioni in modo ottimale o di prendere decisioni coerenti, e questi pregiudizi possono ridurre l’efficacia organizzativa. Alcuni di questi limiti personali sono correggibili o evitabili, ma per gli altri, i controlli di gestione sono necessari per premunirsi contro i loro effetti deleteri per il business.
Anche se i lavoratori sono adeguatamente attrezzati per svolgere bene un lavoro, alcuni scelgono di non farlo, perché gli obiettivi individuali e gli obiettivi organizzativi di gestione dell’azienda potrebbero non coincidere perfettamente. In altre parole, vi è una mancanza di congruenza dell’obiettivo. Se non si fa nulla per proteggere la propria attività contro la possibile insorgenza di comportamenti indesiderati o l’omissione di un comportamento auspicabile causato da questi limiti personali e problemi motivazionali, possono derivare gravi ripercussioni. Come minimo, il controllo di gestione inadeguato può causare prestazioni più basse. Ma al limite opposto, se le prestazioni non sono controllate, il risultato potrebbe essere il fallimento organizzativo.
Controllo di gestione: prevenzione e lunghe vedute
Nella maggior parte delle situazioni, i manager possono evitare alcuni dei problemi del controllo di gestione, consentendosi delle alternative per evitare comportamenti scorretti. Una di queste possibilità è l’automazione: computer e altri dispositivi di automatizzazione riducono l’esposizione dell’organizzazione a questo tipo di problemi perché possono essere impostati per eseguire in modo appropriato (cioè, esattamente in base alle esigenze di organizzazione), e si applicheranno sicuramente in modo più coerente di quanto non facciano gli esseri umani. Di conseguenza, il controllo può essere migliorato.
Un’altra possibilità è quella di evitare l’accentramento: se un manager prende tutte le decisioni, cesseranno tutti quei problemi del controllo di gestione in senso manageriale, perché non ci sono altre persone coinvolte.
Una terza alternativa è quella della condivisione del rischio con un ente esterno, come ad esempio una compagnia di assicurazioni. Molte aziende riducono, infatti, in questo modo, la probabilità che il comportamento dei dipendenti causi danni significativi per l’impresa.
Infine, alcuni problemi di controllo di gestione possono – e devono – essere evitati con l’eliminazione di un’azienda o di un’operazione. I dirigenti senza i mezzi per controllare determinate attività, probabilmente perché non comprendono bene i processi o perdono di vista il proprio business plan, devono essere in grado di eliminare i problemi di controllo che gravitano sui loro potenziali profitti.
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L’area del controllo di gestione è decisamente complessa e vasta, in più ci sono molte cose che non si sanno sul funzionamento dei controlli o su come i dipendenti rispondono a diversi tipi di controllo. Tuttavia, Smart Business Lab fornisce una consulenza aziendale che mira a farti acquisire una maggiore consapevolezza del problema, di ciò che può essere realizzato e delle opzioni disponibili per accrescere la tua impresa: in questo modo avrai una nuova prospettiva che ti permetterà di migliorare i sistemi di controllo di gestione e le prestazioni organizzative in generale.
