I sistemi di gestione delle policy aziendali sono da anni una risorsa chiave per HR e il team legale. Tuttavia, i programmi generali devono ancora essere scalati e integrati in strategie di business più ampie per molte organizzazioni. Avere un programma integrato di gestione delle policy è un elemento fondamentale per la vostra strategia di governance, risk & compliance. Con i giusti sistemi di gestione delle policy in atto, le organizzazioni possono stabilire le linee guida appropriate per educare le parti interessate sulle best practice per ridurre il rischio in tutta l’azienda, oltre a stabilire un tono per la cultura aziendale e un riferimento continuo per un codice di condotta appropriato.
Dato che le vostre policy aziendali forniscono un riferimento centrale per le iniziative essenziali di gestione del rischio, i vostri sistemi di gestione delle policy devono essere tanto dinamici quanto la vostra attività in continua evoluzione. Spesso le aziende trattano la gestione delle policy come una funzione ad hoc piuttosto che come una componente chiave di un GRC integrato.
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Problemi con la gestione delle policy statiche
La strategia di gestione delle policy di qualsiasi organizzazione ha esigenze uniche di sviluppo, distribuzione e monitoraggio continuo delle policy aziendali. Questo obiettivo richiede un coordinamento significativo in tutta l’azienda, ma spesso i sistemi di gestione delle policy non sono progettati o integrati in modo collaborativo. Quando i sistemi di gestione delle policy sono lasciati a sistemi statici e relegati all’uso da funzioni in silos, impegnarsi con il resto della vostra azienda diventa una vera e propria sfida. La mancanza di un sistema integrato di policy management si traduce spesso in una visibilità e un accesso limitati in tutta l’azienda.
Caratteristiche del sistema di gestione delle policy statiche:
- Policy aziendali gestite in repository di documenti piatti e file share
- Policy senza gestione strutturata del ciclo di vita
- Policy che non rintracciano gli eventi in cui sono state fatte eccezioni o si sono verificati incidenti
- Policy che non fanno riferimento incrociato a norme, regole o regolamenti
Problemi dovuti a processi statici, ad-hoc e in silos:
- Programmi di formazione reattivi e inefficienti
- Policy che non aderiscono a uno stile coerente
- Policy disoneste e non aggiornate
Come implementare un sistema integrato
Facilitare la collaborazione è uno dei grandi vantaggi offerti dai sistemi di gestione integrata delle policy. Una ragione fondamentale per avere delle policy aziendali è quella di ridurre l’esposizione al rischio – che si tratti di un rischio identificato internamente o del rischio di non conformità con i mandati esterni. Avere tutte le persone giuste in sincronia all’interno del vostro processo di sviluppo delle policy è una delle aree che possono trarre vantaggio dalla collaborazione tra i team. Migliorare la collaborazione, la visibilità e l’accesso può aiutarvi ad anticipare il rischio che potrebbe essere pericoloso per la vostra azienda.
Le policy aziendali devono essere trattate come un documento vivo che si evolve man mano che il business cresce e il panorama dei rischi si sposta. I sistemi di gestione integrata delle policy consentono di mappare le policy direttamente su altri processi GRC, come la conformità e l’audit. La mappatura di queste funzioni insieme crea una simbiosi all’interno dei processi GRC, facendo in modo che le vostre policy guidino il rischio e la conformità e fornendovi metriche tangibili sulle prestazioni delle stesse.
Questo collegamento fornisce uno specchio a due vie nell’adozione delle policy. Dalla policy, possiamo esaminare come questa attività viene eseguita, come viene attuato questo controllo e quanto è efficace? Dal punto di vista del rischio e della conformità, possiamo esaminare i casi in cui il rischio è aumentato di recente o in cui il controllo è inefficace e rivedere la policy. Possiamo valutare se la policy copre l’ambito di ciò che stiamo cercando di mitigare e se il linguaggio è chiaro con un’applicazione pratica?
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Un sistema integrato di gestione delle policy è essenziale per garantire che la vostra azienda possa semplificare e razionalizzare la collaborazione tra le parti interessate. Per supportare un ciclo di vita completo di gestione delle policy, è necessario avere la capacità di monitorare le policy nel contesto delle attività aziendali e dell’esposizione al rischio. L’integrazione del vostro sistema di gestione delle policy in tutta la vostra organizzazione vi consente di misurare in modo efficiente le prestazioni delle policy, di collaborare e di accedere alle policy aziendali.
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